איך זה עובד?

מערכת ה Invoice One הינה מערכת ייעודית להפצת מסמכים ומשמשת אך ורק למטרה זו.
המערכת תוכננה לעבד כמויות גדולות של נתונים ממקורות רבים בו זמנית ויכולה לעמוד בעומס רב.
נושא אבטחת המידע היה שיקול חשוב והשפיע רבות על אופן יישום המערכת
המערכת בנויה משלושה רכיבים עיקריים המדברים ביניהם, כאשר רק הרכיב הראשון מותקן אצל הלקוח.

רכיב זה הוא הרכיב היחיד המותקן אצל משתמש הקצה.
ההתקנה היא פשוטה ומתבצעת רק על המחשב בו מותקנת תוכנת הנהלת החשבונות.
מעבר לכך, אין צורך ברכישה ותחזוקה של שרתים או כל התקנה נוספת אצל הלקוח.
מדובר באפליקציית .NET שמתממשקת למערכת הנהלת החשבונות של הארגון ומאפשרת את שליחת המסמכים ישירות מתוכה.
האפליקציה שואבת את הנתונים מבסיס הנתונים של תוכנת הנהלת החשבונות בצורה ישירה, בהתאם לסוג בסיס הנתונים וסוג תוכנת הנהלת החשבונות.
התוכנה מאפשרת משלוח של מסמך בודד או בחירה של אוכלוסיית מסמכים למשלוח על פי קריטריונים שונים.
כאשר המשתמש בוחר לשלוח את המסמך, התוכנה אורזת את המידע, מצפינה אותו, ושולחת באמצעות Web Service לשרת מאובטח להמשך עיבוד.

רכיב זה הוא אוסף של שרתים היושבים באחת מחוות השרתים המאובטחות בארץ.
מדובר באוסף של שרתי בסיסי נתונים, שרתי דואר, שרתי WEB ושרתי אפליקציה נוספים.
שרתים אלה מכינים קבצי PDF, מחתימים אותם ושולחים אותם ללקוחות.

רכיב זה מאפשר לשולח לעקוב אחרי המסמכים שנשלחו ולשלח אותם שנית במידת הצורך
השולח מקבל רשימה ובה כל המסמכים אותם הוא שלח ובה ניתן לראות מי פתח את המסמך ומתי, ומי לא.
חלק זה במערכת נגיש לכל אחד בארגון שיש לו את ההרשאות המתאימות ויכול לשמש בתור מסך גביה מרכזי
מתוך המסך ניתן גם לצפות בכל מסמך ומסמך ישירות על המסך.

נושא אבטחת המידע מטבע הדברים הינו נושא קריטי במערכת שכזו.
להלן רשימה חלקית של אמצעי האבטחה הננקטים. מטבע הדברים, לא נוכל לפרט את כל האמצעים:
– ברמה הפיזית, השרתים מאוחסנים באחד המקומות מאובטחים ביותר בארץ
– המערכת כולה נמצאת מאחורי Firewall שנבדק תקופתית
– קיימת אפשרות להגביל את הגישה למערכת מתוך משרדי השולח בלבד על פי כתובת IP
– המערכת עברה סדרה של Security Enhancements על כל רכיביה השונים
– הגישה לשרתים מוגבלת למספר מצומצם של אנשים מורשים
– כל הפעולות והגישות למערכת נרשמות ומתבצע ניתור שוטף של פעילות חשודה
– הנתונים הרגישים בבסיסי הנתונים במערכת מוצפנים
– הגישה לבסיסי הנתונים השונים ממודרת על פי הרשאות שונות
– התקשורת בין המערכת לעולם החיצון מתבצעת בפרוטוקול SSL מאובטח עם הצפנה של 128bit
– המערכת מכילה מספר מנגנונים אוטומטיית וחצי-אוטומטיים להגנה מפני פולשים, שמטבע הדברים לא ניתן לפרט כאן

מסך שליחת מסמכים מרוכז

המסך מאפשר תצוגה מרוכזת של כל המסמכים שלא נשלחו ושליחתם באופן מורכז. הדבר מאפשר לשלוח את כל המסמכים שהופקו ביום או שבוע מסוים בצורה מרוכזת לכולם, ולא אחד-אחד. המסך מאפשר מגוון חיתוכים שונים על מנת לבחור את האוכלוסיה אותה רוצים לשלוח.

מסך שליחת מסמך בודד

המסך מאפשר שליחה של מסמך בודד בלחיצת כפתור ישירות מתוך המסמך.

מסך ניהול ומעקב אחרי מסמכים שנשלחו

המסך מציג את כל המסמכים שנשלחו באמצעות המערכת. ניתן לסנן את רשימת המסמכים לפי מגוון חיתוכים שונים.
ניתן למצוא מסמך מסוים לפי מספרו או לפי כתובת המייל של הנמען.
עבור כל מסמך ניתן לראות האם הוא נצפה או לא, ואם כן אז מתי.
מסמכים שלא נצפו ניתן לשלוח לאותה כתובת או לכתובת חלופית בשנית, ישירות מתוך המסך.