היבטים משפטיים

החוק הישראלי מאפשר לשלוח חשבוניות מס באמצעות המייל החל משנת 2004.
על השולח לעמוד ברשימת קריטריונים מחמירים על מנת שהשליחה תחשב לחוקית והחשבונית תהיה קבילה על ידי רשויות המס.
הדרישות השונות מפורטות בחוק חתימה אלקטרונית, הוראות ניהול פנקסים ובתקנות נוספות של מס הכנסה.
מערכת ה Invoice One אופיינה ופותחה על מנת לעמוד בדרישות חוק אלו.
בנוסף למסמכים המוסדרים בחוק, המערכת מאפשר גם משלוח של מסמכים נוספים, שהחוק אינו מטפל בהם, ואשר לגביהם אין דרישות מיוחדות (למשל, "הודעה לספק על העברה בנקאית" שחברות רבות נוהגות לשלוח לספקיהם כאשר מבוצעת העברה בנקאית לזכותם).
המשך הסקירה יתרכז במסמכים עבור כן יש דרישות ברורות בחוק, מתוך הנחה שיתר המסמכים הם מסמכים פנימיים שלא מעניינים את הרשויות.

בהמשך הדף מובאת סקירה קצרה של המצב החוקי בישראל והדרישות בהם חייב השולח לעמוד.
סקירה זו נכתבה בהתבסס על חוזר מס הכנסה 24/2004 ופרשנותינו את החוק מתוך כוונה להסביר את דרישות החוק במילים פשוטות.
אין לראות בסקירה זו ייעוץ משפטי ו/או תחליף לייעוץ משפטי, ואין לראות בדברים אלה משום מצג כלשהו לגבי המצב המשפטי בישראל, אלא יש לראות בכתוב הסבר כללי בלבד

סעיף 18ב(א) להוראות ניהול פנקסים מגדיר מהם מסמכים ממוחשבים אותם מותר לשלוח באמצעות המחשב:
– חשבוניות מס
– חשבוניות מס זיכוי
– קבלות
כמו כן, הסעיף קובע שאסור לשלוח תעודת משלוח באמצעות המחשב ויש למסרה בצורה פיזית.

על מנת שהמסמך ייחשב למסמך ממוחשב, הוא חייב להיווצר באמצעים ממוחשבים.
יצירת המסמך על ידי ה Add-on של Invoice One מתוך נתוני תוכנת הנהלת החשבונות שברשותך עונה על הדרישה הזו.
כל הנתונים הנדרשים לצורך הפקת קובץ המסמך ברגע הפקתו כבר מוזנים בתוך מערכת הנהלת החשבונות, ולא מוזן שום נתון נוסף כחלק מהתהליך. בנוסף, על המסמך להכיל את הכיתוב "מסמך ממוחשב" על גבי המסמך עצמו

על מנת שהמסמך ייחשב למסמך ממוחשב לצורך החוק, הוא חייב להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת.
מערכת ה Invoice One מחתימה את המסמך בחתימה אלקטרונית מאובטחת.
החתימה האלקטרונית הינה אמצעי טכנולוגי חדשני המאפשר החתמה של קבצים במעיין "טביעת אצבע" ייחודית.
החתימה האלקטרונית נועדה להבטיח שתי דברים עיקריים:
1. מקוריות המסמך – משמע, המסמך לא עבר שום שינוי מאז שנוצר והוחתם.
2. אימות זהות השולח – אמצעי החתימה מונפק באופן בלעדי לשולח. על פי החתימה ניתן לזהות את השולח באופן חד-ערכי.
אין צורך שלכל עובד בעסק ששולח תהיה חתימה אלקטרונית משל עצמו, מספיקה חתימה אחת כללית לכל העסק.